Quy trình đặt phòng khách sạn nhanh và chuẩn nhất 2026
Quy trình đặt phòng khách sạn tập hợp các bước quan trọng để đảm bảo khách hàng có trải nghiệm tốt nhất, nhanh chóng nhất và khách sạn sẽ có sự phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Trong bài viết này, Hanoi Larosa Hotel sẽ chia sẻ với bạn đọc về quy trình đặt phòng khách sạn dành cho khách hàng và nhân viên khách sạn để có góc nhìn tổng quan nhất về quy trình này nhé!
1. Quy Trình Đặt Phòng Trực Tiếp tại Quầy Lễ Tân (Walk-in)
Quy trình này áp dụng khi Quý khách đến trực tiếp Hanoi Larosa Hotel để đặt phòng mà không qua kênh online hay điện thoại.
| STT | Hoạt Động | Mô tả Chi tiết |
| Bước 1 | Đến khu vực Lễ tân | Quý khách di chuyển đến sảnh chính và tìm khu vực Lễ tân. Lưu ý: Vào mùa cao điểm (Lễ, Tết, Hè), Quý khách nên đến sớm để đảm bảo còn phòng trống. |
| Bước 2 | Trình bày Nhu cầu | Chào hỏi và cung cấp thông tin: Số lượng khách, Ngày nhận phòng – Ngày trả phòng, và các Yêu cầu đặc biệt (ví dụ: phòng tầng cao, giường đôi/đơn, không hút thuốc, có cửa sổ, v.v.). |
| Bước 3 | Lễ tân Kiểm tra và Báo giá | Nhân viên sẽ kiểm tra trên hệ thống và thông báo: Loại phòng còn trống, Giá phòng (giá đã bao gồm VAT, bữa sáng chưa?), Giờ Check-in/Check-out tiêu chuẩn, và các Dịch vụ đi kèm (Wifi, hồ bơi, ăn sáng, v.v.). Quan trọng: Quý khách nên hỏi rõ về chi phí phát sinh, chính sách đặt cọc và hủy phòng. |
| Bước 4 | Lựa chọn Phòng và Xem phòng (nếu cần) | Dựa trên thông tin, Quý khách chọn loại phòng phù hợp. Quý khách có thể yêu cầu xem phòng thực tế trước khi đưa ra quyết định đặt phòng cuối cùng. |
| Bước 5 | Cung cấp Thông tin Cá nhân | Xuất trình CMND/CCCD/Hộ chiếu để Lễ tân ghi nhận thông tin lưu trú. Điền vào Phiếu Đăng ký Lưu trú. |
| Bước 6 | Thanh toán và Nhận Phiếu xác nhận | Quý khách thanh toán toàn bộ hoặc đặt cọc một phần (tùy quy định). Hanoi Larosa Hotel chấp nhận Tiền mặt, Thẻ ATM/Tín dụng, Chuyển khoản. Sau khi thanh toán, Quý khách nhận Phiếu xác nhận đặt phòng có mã phòng, số tiền đã thanh toán, và thời gian lưu trú. |
| Bước 7 | Thủ tục Check-in (Vào ngày nhận phòng) | Xuất trình Giấy tờ tùy thân và Phiếu xác nhận. Lễ tân sẽ giao Chìa khóa phòng và hướng dẫn Quý khách di chuyển đến phòng nghỉ. |
2. Quy Trình Đặt Phòng Khách Sạn Online (Website/OTA)
Phương thức đặt phòng nhanh chóng, tiện lợi và được ưa chuộng nhất trong kỷ nguyên số.
- Bước 1: Tìm kiếm Khách sạn và Kênh đặt phòng uy tín Quý khách truy cập Website chính thức của Hanoi Larosa Hotel hoặc các trang OTA (Online Travel Agents) uy tín đã được Bộ Công Thương cấp phép như Traveloka, Booking.com, Agoda, v.v. Lưu ý: Luôn chọn kênh chính chủ, uy tín để đảm bảo quyền lợi.
- Bước 2: Lựa chọn Loại phòng phù hợp Duyệt qua các loại phòng (Phòng Đơn, Đôi, Suite…), xem xét thông tin chi tiết, hình ảnh, giá cả, và đánh giá của khách hàng trước đó để chọn phòng ưng ý.
- Bước 3: Kiểm tra Tình trạng Phòng Trống Nhập Ngày đến và Ngày đi để kiểm tra phòng trống. Nếu phòng Quý khách muốn đã hết, vui lòng liên hệ trực tiếp với Khách sạn qua Hotline để được hỗ trợ tìm giải pháp thay thế.
- Bước 4: Điền Thông tin Đặt phòng Cung cấp đầy đủ Thông tin cá nhân (Họ tên, Số điện thoại, Email) và Yêu cầu đặc biệt (nếu có).
- Bước 5: Xác nhận và Thanh toán Kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã điền. Chọn hình thức thanh toán Online (Thẻ tín dụng/ATM) hoặc Thanh toán trực tiếp tại Khách sạn (tùy chính sách).
- Bước 6: Nhận Thông tin Xác nhận Sau khi hoàn tất thanh toán, Khách sạn sẽ gửi Email hoặc Tin nhắn xác nhận đặt phòng, bao gồm Mã đặt phòng và thông tin liên hệ.
3. Quy Trình Đặt Phòng Khách Sạn qua Điện thoại (Hotline)
Quy trình này dành cho Quý khách muốn được tư vấn trực tiếp và xác nhận nhanh chóng qua Bộ phận Lễ tân.
- Bước 1: Chuẩn bị thông tin trước khi gọi Xác định rõ: Ngày nhận – Ngày trả, Số lượng khách, Loại phòng mong muốn và các Yêu cầu đặc biệt (giường phụ, phòng không hút thuốc, v.v.).
- Bước 2: Gọi điện đến Khách sạn Gọi đến Hotline và trình bày nhu cầu đặt phòng một cách ngắn gọn, rõ ràng.
- Bước 3: Nhận thông tin từ Lễ tân Lễ tân sẽ thông báo: tình trạng phòng, giá phòng, chính sách đặt cọc/hủy phòng, giờ nhận/trả phòng và các tiện ích. Quý khách vui lòng hỏi kỹ về phí VAT và các điều kiện áp dụng.
- Bước 4: Xác nhận đặt phòng Khi đồng ý, Quý khách xác nhận lại: Họ tên người đặt, Số điện thoại, Ngày nhận/trả phòng và Loại phòng đã chọn.
- Bước 5: Thực hiện Đặt cọc (nếu có) Nếu khách sạn yêu cầu đặt cọc (thường 20-50% tổng giá trị), Lễ tân sẽ cung cấp Thông tin tài khoản ngân hàng và Nội dung chuyển khoản cụ thể. Quý khách nên xác nhận lại với Khách sạn sau khi chuyển khoản thành công.
- Bước 6: Nhận Xác nhận Đặt phòng Khách sạn sẽ gửi xác nhận qua SMS/Zalo/Email. Quý khách nên lưu lại các bằng chứng xác nhận này.
- Bước 7: Đến ngày nhận phòng Đến Hanoi Larosa Hotel đúng hẹn, mang theo Giấy tờ tùy thân và Thông tin đặt phòng. Lễ tân sẽ hoàn tất thủ tục check-in.
Lưu ý Quan trọng Khi Đặt phòng Khách sạn
Để kỳ nghỉ diễn ra trọn vẹn, Quý khách cần lưu ý:
- Kiểm tra kỹ thông tin: Luôn kiểm tra lại thông tin Ngày giờ và Loại phòng trong phiếu/email xác nhận.
- Hiểu rõ Chính sách Hủy: Đọc kỹ Chính sách hủy đặt phòng của Hanoi Larosa Hotel để tránh mất phí không mong muốn.
- Chuẩn bị Giấy tờ: Đảm bảo mang theo đủ CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu để thủ tục nhận phòng diễn ra nhanh chóng.
- Báo trước Yêu cầu Đặc biệt: Nếu có yêu cầu đặc biệt (phòng kết nối, giường trẻ em, dịch vụ đưa đón), hãy thông báo sớm để Khách sạn sắp xếp.
0 Comments