QUY TRÌNH ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN MỚI NHẤT NĂM 2024

Đặt phòng khách sạn là một công việc thường ngày của nhân viên lễ tân hoặc nhân viên đặt phòng trong khách sạn. Mặc dù không phức tạp, quy trình này đòi hỏi sự cẩn thận để tránh nhầm lẫn và gây phiền phức cho khách hàng.

Quy trình đặt phòng khách sạn

Các hình thức đặt phòng

• Đặt phòng trực tiếp: Khách có thể đặt phòng trực tiếp tại khách sạn hoặc qua điện thoại, email, hoặc fax.
• Đặt phòng qua các đại lý trung gian: Khách đặt phòng thông qua các hãng du lịch, hãng hàng không, hoặc văn phòng du lịch.

Các loại đặt phòng

• Đặt phòng có đảm bảo (Guaranteed Reservation): Khách sạn cam kết giữ phòng cho đến thời điểm check-out của ngày hôm sau theo ngày dự định đến của khách, trừ khi có thỏa thuận đặc biệt. Nếu khách không đến và không hủy đặt phòng, họ phải đền bù một đêm tiền phòng. Các yêu cầu đảm bảo có thể bao gồm thanh toán trước, đặt cọc, đảm bảo bằng thẻ tín dụng, hoặc tài khoản công ty có hợp đồng với khách sạn.
• Đặt phòng không đảm bảo (Non-Guaranteed Reservation): Khách sạn chỉ giữ phòng đến một thời điểm nhất định trong ngày khách dự định đến. Nếu khách không đến trong thời gian đó, khách sạn có quyền bán phòng cho khách khác.

Các bước trong quy trình đặt phòng khách sạn

1. Xác định yêu cầu đặt phòng
   • Nhân viên cần lưu lại thông tin cá nhân của khách lẻ hoặc khách đoàn, bao gồm họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, số lượng khách, ngày giờ đến và lưu trú, số lượng và loại phòng, giá phòng, hình thức thanh toán, loại đặt phòng, và các yêu cầu khác (nếu có).
2. Kiểm tra khả năng đáp ứng của khách sạn
   • Nhân viên kiểm tra trên hệ thống quản lý của khách sạn để xác nhận số lượng và loại phòng còn trống có thể đáp ứng yêu cầu của khách hay không. Một số khách sạn có thể chấp nhận overbooking để tăng hiệu suất cung cấp phòng.
3. Nhập thông tin đặt phòng vào hệ thống
   • Nhân viên nhập thông tin đặt phòng vào hệ thống máy tính theo mẫu đặt phòng cho khách lẻ hoặc khách đoàn.
4. Xác nhận và lưu thông tin đặt phòng
   • Nhân viên xác nhận lại thông tin đặt phòng theo quy định của khách sạn để tránh sai sót, sau đó lưu giữ và cập nhật thông tin vào hệ thống.
5. Liên lạc với khách để khẳng định lại thông tin
   • Trước một khoảng thời gian nhất định trước ngày nhận phòng (thường là 15 ngày đối với khách đoàn và 3 ngày đối với khách lẻ), khách sạn liên hệ với khách để xác nhận lại thông tin đặt phòng, đảm bảo không có thay đổi hoặc hủy bỏ.
6. Cập nhật tình hình đặt phòng
   • Hằng ngày, nhân viên cập nhật và tổng hợp tình hình giao dịch để khách sạn nắm được tình hình khách, chuẩn bị hồ sơ thủ tục và phục vụ khách tốt nhất.

Nhận đặt phòng là một trong những nhiệm vụ của nhân viên lễ tân hoặc nhân viên đặt phòng khách sạn. Các bước và nội dung cơ bản trên giúp những ai dự định ứng tuyển vào vị trí này hiểu rõ quy trình và công việc cụ thể theo quy định của từng khách sạn.